Специалист отдела логистики, специалист по работе с документами

Сбор заявок на оказание транспортных услуг от клиентов. Формирование ежедневной заявки на доставку, оптимизация маршрутов доставки, загрузки транспортных средств, с целью уменьшения затрат на доставку. Оформление заявок на оказание транспортных услуг сторонними организациями (перевозчиками), информирование перевозчиков о необходимых условиях, сроках, адресах, правилах доставки. Получение данных на подтвержденные транспортные средства от перевозчиков. Информирование клиентов, сотрудников компании, склад о данных ТС. Оперативный контроль над своевременным закрытием заявок перевозчиками. Контроль над своевременным и правильным выполнением транспортных услуг перевозчиком (оперативная связь с водителями и представителями перевозчиков в случае происшествий, опозданий, нестандартных ситуаций во время доставки). Оперативное реагирование на поступившие запросы от клиентов. Контроль над своевременным и качественным документооборотом (приемка возвращенных транспортно-сопроводительных документов по перевозкам, контроль комплектности, корректного оформления документов, ведение реестра вернувшихся/проблемных документов и восстановление проблемных документов; дальнейшая передача документов клиентам в договорные сроки). Учет рабочего времени автотранспорта. Формирование регулярной отчетности по доставке.

Получение, контроль комплектности и корректности оформления документов по претензии контрагента. Анализ актов об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ, транспортно-сопроводительных документов, фотоотчетов для установления причин и виновных. Изучение положений заключенных договоров на предмет установления нарушенных условий. Организация расследования случаев порчи грузов, недостачи грузов, несвоевременности доставки грузов, отклонений в качестве грузов. Принятие решения по полученным претензиям на основании анализа и результатов расследования Ведение претензионной работы в учетной системе Ахарtа. Передача данных по принятым решениям ответственным лицам, транспортным компаниям Ведение реестра принятых претензий, отчета по долгам по претензиям транспортных компаний. Приемка возвращенных транспортно-сопроводительных документов по перевозкам, контроль комплектности, корректного оформления документов, ведение реестра вернувшихся/проблемных документов, архивирование возвращенных документов. Контроль комплектности документов, корректности оформления, стоимости доставки в счетах, предоставленных транспортными компаниями, Оформление заявок на оплату на основании счет-фактур от транспортных компаний в программе SharePoint. Контроль сроков оплаты выставленных счетов.

Контроль соблюдения графиков постановки транспортных средств под погрузку. Передача данных на транспортные средства и экспедиторов операционной группе/складу готовой продукции. Регистрация экспедиторов. Подготовка сопроводительной документации для экспедиторов (маршрутный лист, доверенность, акты на возврат, контактная информация), проведение разъяснительной работы с экспедиторами по оформлению сопроводительных документов, а также по оформлению документов при разгрузке в торговой точке, оформлению возвратов. Контроль работы экспедиторов при доставке готовой продукции по Новосибирску, контроль недовозов, ведение отчета по недовозам. Приемка документов от экспедиторов по Новосибирску, контроль комплектности, корректного оформления документов, ведение реестра вернувшихся/проблемных документов. Регистрация и учет рабочего времени автотранспорта (город, межгород, межскладские перемещения), внесение данных из маршрутных листов экспедиторов в учетной системе Ахарта для получения отчетов.

Участие в инвентаризациях, документальных ревизиях и подведении итогов инвентаризаций. Ведение баз данных учета расхода энергии подразделениями ОАО НМК, арендаторами и субабонентами (электроэнергии, воды, стоков, тепла, газа). Подготовка ежемесячных и сводных отчетов по расходу электроэнергии, воды, стоков, тепла. Подготовка актов расхода энергии для арендаторов, субабонентов и энергоснабжающих организаций. Решение рабочих вопросов с поставщиками энергии (СИБЭКО, Новосибирскэнергосбыт, Горводоканал, НовосибирскРегионгаз, СибирьгазСервис). Оформление электронных пропусков вновь принятым работникам. Выполнение обязанностей бухгалтера материальной группы - приходование на склад/списание товарно-материальных ценностей, ГСМ посредством базы данных на основе FoxPro. Ведение внутренних баз данных подразделения (ввоз-вывоз ТМЦ, происшествия, отгрузки продукции). Участие в комиссионных отгрузках продукции. Работа по контролю за соблюдением договорных цен.

Прием и отправка электронной почты, регистрация всей электронной почты. Оформление ежесуточного пакета документов (оперативные сводки, донесения) и рассылка в соответствии с временным графиком, графиком рассылки. Контроль получения оперативных данных из районов. В случае ЧС или учений – оформление регламентированного пакета документов (Word, Power Point) и пересылка по строгому временному графику. Круглосуточный контроль состояния каналов связи. Сопровождение проведения селекторных совещаний (видеоконференция).

Активные продажи, консультирование. Прием претензий. Оформление отчетов о продажах, приемка и размещение товара (магазин, склад). Инвентаризация товарных остатков.